إدارة الوقت 7 طرق فعالة لإدارة الوقت لزيادة الإنتاجية
من أكثر الطرق فعالية لتصبح أكثر إنتاجية هو التحكم في وقتك. لسوء الحظ ، الوقت شيء لا يمكنك إدارته. الوقت ثابت. نحصل جميعًا على أربع وعشرين ساعة كل يوم ، ولا يمكننا تغيير ذلك. لا يمكنك استعارة ساعتين من الغد واستخدامها اليوم.
هذا يعني أنه بدلاً من محاولة إدارة الوقت نفسه ، نحتاج إلى إدارة نشاطنا. هذا هو الشيء الوحيد الذي يمكننا إدارته. لذا ، فإن السؤال الذي يجب طرحه هو: ماذا ستفعل في الأربع وعشرين ساعة التي لديك كل يوم؟
يمنحك البدء من هذا المكان ميزة هائلة لأنك تضع نفسك تحت السيطرة. أنت تتحكم في ما تفعله في الوقت المتاح لديك. هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها إدارة نشاطك والتي تركز على ما هو مهم.
فيما يلي 7 طرق لإدارة الوقت ستساعدك
1. طريقة آيفي لي لإدارة الوقت
ربما تكون هذه هي الطريقة الأكثر فعالية لإدارة الوقت والإنتاجية التي يمكنك استخدامها. تم تطوير طريقة Ivy Lee بواسطة Ivy Lee الذي طلب منه في عام 1918 تشارلز إم شواب ، رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي لشركة Bethlehem Steel ، إيجاد طريقة لتحسين إنتاجية كبار مديريه.
طلبت Ivy Lee من كل مدير كتابة المهام الست الأكثر أهمية التي يجب عليهم القيام بها في اليوم التالي بترتيب الأولوية على قطعة من الورق وتركها على مكتبهم جاهزة لليوم التالي. عندما وصلوا في صباح اليوم التالي ، بدأوا العمل في المهمة الأولى ، وبمجرد الانتهاء منها ، قاموا بشطبها والبدء في المهمة التالية. [1]
إذا لم تتمكن من إكمال جميع المهام الست ، فيجب ترحيل المهام التي لم تكملها إلى اليوم التالي ، وتكرار العملية بمجموعة أخرى من ست مهام. ما تفعله طريقة Ivy Lee هو جعلك تركز على ما هو مهم. مع توفر ست مهام فقط ، لن تضع مهام منخفضة القيمة في قائمتك.
اليوم ، مع توفر جميع الأدوات الرقمية ، فهذه طريقة بسيطة للاستمرار في التركيز على الأشياء المهمة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تقويم أو تطبيق ملاحظات أو مدير مهام مخصص لكتابة قائمة من ستة
2. حظر الوقت
يُعد حظر الوقت طريقة لإدارة الوقت حيث تخصص وقتًا في التقويم الخاص بك للقيام بعمل مركز. إنها طريقة أخرى فعالة للغاية لإدارة الأنشطة التي تقوم بها كل يوم.
دعني أعطيك مثالاً من نظامي. أكتب منشورًا على مدونة ، ونصًا للبودكاست ، وأخطط وأقوم بتسجيل مقطعين إلى ثلاثة مقاطع فيديو على YouTube كل أسبوع. يمكنني التأكد من أن لديّ وقتًا لهذه المهام فقط إذا حظرت مهلة في التقويم الخاص بي للقيام بها. لذلك ، لدي فترة زمنية مدتها ساعتان في التقويم الخاص بي لكتابة منشور المدونة الخاص بي في صباح يوم الاثنين. لدي أيضًا كتلة مدتها ساعتان في صباح يوم الثلاثاء لكتابة نص البودكاست الخاص بي وكتلة مدتها ثلاث ساعات في صباح يوم الجمعة لتسجيل مقاطع الفيديو الخاصة بي على YouTube.
تم إصلاح هذه الكتل الزمنية ، والأحداث المتكررة في التقويم الخاص بي. بهذه الطريقة ، إذا حاول أي شخص تحديد موعد معي في هذه الأوقات ، فسيرى أنني مشغول.
ما يفعله حظر الوقت هو إظهار مقدار الوقت المتاح لك بالضبط للقيام بالعمل المهم. الطريقة الوحيدة التي ستتمكن من خلالها من أداء العمل المهم هي إذا كان لديك الوقت للقيام بذلك. هذا هو السبب في أنها تعمل بشكل جيد.
للتأكد من أن حظر الوقت يعمل ، يجب أن تعامل كل مجموعة على أنها موعد مؤكد. إذا لم تقم بذلك ، فلن تحترم الوقت الذي خصصته ، وستصبح عملية حجب الوقت بلا معنى
اقرأ أيضًا: كيف اجعل من القراءة عادة يومية
3. تقنية بومودورو
تقنية بومودورو هي المكان الذي تضبط فيه مؤقتًا لمدة 25 دقيقة وتعمل بتركيز ودون إزعاج خلال تلك الخمس وعشرين دقيقة. بعد ذلك ، بمجرد انطلاق المنبه ، تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق وتضبط المنبه لمدة 25 دقيقة أخرى من العمل المركز.
تعتبر تقنية بومودورو طريقة ممتازة للأشخاص الذين يكافحون للتركيز على شيء واحد في كل مرة ويسهل تشتيت انتباههم. في نهاية الخمس وعشرين دقيقة ، تعلم أنه يمكنك النظر إلى شيء آخر لمدة خمس دقائق ، مما يمنحك الدافع للمضي قدمًا حتى نهاية الخمس وعشرين دقيقة.
هناك مجموعة من التطبيقات للأجهزة المحمولة وسطح المكتب والتي ستضبط المؤقتات لك وتساعدك على الاستمرار في التركيز على كل ما تريد التركيز عليه.
4. 2 + 8 طريقة تحديد الأولويات
على غرار طريقة Ivy Lee ، فإن طريقة تحديد الأولويات 2 + 8 تجعلك تختار مهمتين يجب القيام بهما وثماني مهام أخرى ترغب في إكمالها في اليوم التالي. يجب القيام بالمهمتين اللتين يجب القيام بهما مهما حدث. بالنسبة للمهام الثمانية المتبقية ، ستفعل كل ما في وسعك لإكمال المهام ، ولكن لن تكون نهاية العالم إذا لم تتمكن من إكمالها.
الغرض من طريقة تحديد الأولويات 2 + 8 هو تركيز انتباهك على ما هو مهم. هذا هو السبب في أنك تقرر ما يجب إضافته إلى قائمتك في اليوم السابق. بهذه الطريقة ، عندما تبدأ اليوم ، فأنت تعرف بالضبط ما يجب القيام به ، ولا تضيع أي وقت في محاولة تحديد ما يجب القيام به.
كل ما تحتاجه هو عشر دقائق قبل انتهاء اليوم للنظر في قائمة الأشياء التي يجب القيام بها واختيار أولوياتك لليوم التالي بناءً على المواعيد التي لديك وأين ستكون.
5. مصفوفة أيزنهاور
ارتبطت مصفوفة أيزنهاور بالرئيس الأمريكي الأسبق دوايت دي أيزنهاور. هذه الطريقة في إدارة الوقت لا تتعلق بإدارة الوقت بقدر ما تتعلق بتحديد أولويات عملك.
تتكون المصفوفة من أربعة أجزاء:
- الربع الأول – مهم وعاجل
- الربع 2 – مهم وليس عاجلاً
- الربع 3 – ليس مهمًا وعاجلًا
- الربع 4 – ليس مهمًا وليس عاجلاً
الفكرة هي أن تبتعد عن الربعين 3 و 4 قدر الإمكان وتحاول قضاء أكبر وقت ممكن في الربع 2. إنه الربع الثاني الذي سيساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل وتقليل المهام التي تقع في الربع 1.
ترتبط مهام الربع 2 بالعناية بصحتك وتوقع المشاكل المستقبلية والتخطيط. مهام الربع 1 هي المهام التي تحدث الآن وتحتاج إلى انتباهك.
لا يمكنك تجنب المهام من جميع الأرباع الأربعة. على سبيل المثال ، ستكون العديد من الأشياء التي تقع في الربع 4 مرتبطة بوقت الراحة والاسترخاء ، ولكن الكثير من ذلك لن تحرك أي شيء مهم إلى الأمام.
اقرأ أيضًا: كيف تكون أكثر إيجابية
6. مبدأ باريتو
هذه ليست طريقة لإدارة الوقت بقدر ما هي ملاحظة يمكن أن تساعدك على العمل على الأشياء التي تمنحك أهم النتائج الإيجابية:
ينص مبدأ باريتو على أنه بالنسبة للعديد من النتائج ، يأتي ما يقرب من 80٪ من العواقب من 20٪ من الأسباب (“القليل الحيوي”).
عند تطبيقه على إدارة الوقت والإنتاجية ، فهذا يعني أنك تحدد أولاً المهام التي ستمنحك 80٪ من نتائجك. على سبيل المثال ، إذا كنت كاتبًا ، فإن الجلوس أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك وقضاء الوقت في الكتابة سيساهم بشكل متناسب في المقالة أو الكتاب النهائي أكثر من البحث عن تطبيقات وأدوات الكتابة.
وبالمثل ، في مجال الأعمال التجارية ، فإن التواجد أمام عميلك (أو العميل المحتمل) سيكون له تأثير أكبر على أداء مبيعاتك من التخطيط لاستراتيجية مبيعات أو إنشاء قوائم بالآفاق المحتملة.
في حين أن المهام التي تساهم بنسبة 20٪ من نتائجك لها مكانها ، فلا ينبغي السماح لها بأن تصبح حيث تقضي معظم وقتك. ومن الأمثلة على ذلك مندوبي المبيعات في اجتماعات الموظفين ، والمعلمين الذين يكتبون تقارير الحضور ، وأصحاب الأعمال الذين يقومون بالإدارة الأساسية.
مبدأ باريتو هو أساسًا ما تُبنى عليه طريقة تحديد الأولويات 2 + 8 (انظر أعلاه).
7. NET (بدون وقت إضافي)
NET عبارة عن بطاقة جامحة قليلاً. لكن توني روبينز ، أحد أفضل مدربي الأعمال في العالم ، يؤيد ذلك. [3]NET يعمل لأن الكثير من وقتنا يضيع كل يوم في الانتظار في قوائم الانتظار أو حدوث شيء ما. يشجعك على الاستفادة من هذا الوقت للقيام بالعمل.
على سبيل المثال ، إذا كنت تنتظر بدء الاجتماع ، فيمكنك الرد على بريدك الإلكتروني أو معالجة صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك الرد على بعض رسائل Slack أو Microsoft Teams أو البحث عن الأفكار التي تحتاج إلى بحث. لقد منحتنا هواتفنا المحمولة القدرة على القيام بالكثير من العمل الذي كنا بحاجة إليه سابقًا في مكان ثابت للقيام به.
أستخدم NET عندما أنتظر بدء مكالمة Zoom. أنا موجود بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، وأثناء انتظار بدء الاجتماع ، سأعمل على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو المشرف الأساسي الذي يتطلب القيام بذلك. من المدهش مقدار هذا العمل الذي يمكنك إنجازه في خمس دقائق إضافية.
افكار اخيرة
كل هذه الطرق بسيطة وسهلة الاستخدام. لا تحتاج إلى أي برامج أو أدوات خيالية. على سبيل المثال ، سيعمل التقويم أو تطبيق الملاحظات بشكل جيد. هم أيضا تم تجربتهم واختبارهم للعمل.
إذا كنت تبحث عن طريقة بسيطة لزيادة إنتاجيتك ومهاراتك في إدارة الوقت ، فإن أيًا من هذه الطرق السبع لإدارة الوقت ستمنحك نتائج هائلة.
المزيد من النصائح التي يمكن أن تساعدك في إدارة الوقت
